El proceso de la documentación en la TES


La División de Servicios de Conferencias (DCS) de la Oficina de las Naciones Unidas en Nairobi (ONUN) presta servicios de conferencias a las reuniones que se celebran en la Oficina de Nairobi, así como a los órganos de ciertos convenios y procesos que operan en el marco del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA) y del Programa de las Naciones Unidas para los Asientamientos Humanos (ONU-Hábitat), tanto en Nairobi como en otras ciudades.

En todo el ciclo de la documentación que se procesa en la DCS intervienen las unidades administrativas siguientes:

● Dependencia de Control de Documentos (Docs Control)
● Sección de Traducción y Edición (seis idiomas oficiales: árabe, chino, español, francés, inglés, ruso)
● Sección de Traducción por Contrata (Contractual Unit)
● Dependencia de Terminología y Referencias

A los efectos de la traducción y revisión externas, las unidades más importantes son las tres últimas. De todos modos, dado que Docs Control desempeña una función muy importante dentro de DCS y que es posible que en las distintas comunicaciones los traductores y revisores se encuentren con este nombre o se les pida que contacten directamente con esta dependencia, también se la menciona en la descripción del flujo de documentos.

Docs Control es la coordinadora de los asuntos relacionados con la tramitación de la documentación. Actúa de intermediario entre el “cliente” (es decir la oficina que solicita la traducción o edición de un documento o publicación) y la Sección de Traducción y Edición y la Dependencia de Terminología y Referencias. 

La Sección de Traducción y Edición se encarga de producir la documentación solicitada en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas y, dentro de esta, la Dependencia de Español es uno de los eslabones del proceso de traducción. Este proceso se organiza de la forma siguiente:

Docs Control prepara una hoja de transmisión (“D1”) donde figura toda la información relativa al procesamiento del documento. Seguidamente, carga esa información, junto con el documento, en el sistema de flujo electrónico de documentos y pone sobre aviso a la Dependencia de Terminología y Referencias y a la Dependencia de Inglés de que ha ingresado un documento para su edición, con el fin de que estas dependencias preparen las referencias y hagan las correcciones editoriales, respectivamente. 

El documento referenciado y editado se carga al sistema de flujo electrónico de documentos desde donde las dependencias de los distintos idiomas lo descargan para traducirlo. En ese momento, cada una de estas dependencias decide si lo traducirá dentro del servicio o lo enviará a un traductor externo. Más abajo, en Distribución de los trabajos, se explica el procedimiento usado por los traductores y revisores externos para descargar los documentos y cargar las traducciones. Para que se les pueda enviar un trabajo es condición sine qua non que los traductores y revisores externos se hayan inscrito en la lista oficial de traductores y revisores reconocidos por la ONUN, conocido como “Roster of Contractors”. Finalmente, el documento se envía a las dependencias correspondientes para su impresión y distribución.

Todo este proceso se centraliza a través de un nuevo sistema integrado de flujo de la documentación, llamado iDCPMS (Integrated Documents, Conference and Production Management System). En los D1 generados en el iDCPMS se incluye toda la información pertinente sobre cada documento, desde que se solicita su procesamiento hasta que se entrega el producto terminado (plazos, créditos, persona de contacto, mensajes específicos, traductor y/o revisor, fecha entregada, etc.).

Distribución de los trabajos 

El jefe o encargado interino de cada idioma es la persona a cargo de la distribución de los trabajos entre los traductores y revisores, de acuerdo con los plazos que se les hayan asignado y la disponibilidad de personal. Esta información se registra en el iDCPMS.

Una vez que los traductores y revisores externos estén inscriptos en el Roster, recibirán un nombre de usuario y una contraseña para poder ingresar al eConference Portal, portal electrónico de la DCS, a través del cual se manejarán para descargar el documento que se les haya asignado y las referencias correspondientes y para subir la traducción o revisión ya finalizada . La Guía de uso del portal electrónico incluye toda la información necesaria de ayuda para el uso de este mecanismo.

Cuando el jefe o encargado interino decide enviar un documento para su traducción o revisión externa, lo comunica a la Sección de Traducción por Contrata para que esta comience el proceso correspondiente. A partir de ese momento, será esta sección la que estará encargada de la parte administrativa del documento entregado. Los traductores y revisores externos reciben por correo electrónico un aviso para descargar el documento y las referencias. (Es posible que el formato de estos documentos no sea a primera vista un formato reconocible y que al intentar abrirlos aparezca un mensaje que pregunte qué programa informático desea utilizar para hacerlo. El programa con que se abren es Microsoft Word. Si tiene problemas al intentar abrirlos desde Word, verifique que ha marcado "all files" en las opciones de apertura - abajo, derecha.) El trabajo puede ser un texto completo o parte de un documento más largo. Junto con el trabajo se indica la fecha en que se debe presentar la traducción terminada. Puede ser que los plazos no coincidan con la fecha indicada en el registro electrónico, sino que se ajusten a las necesidades del servicio de ese momento. Por otro lado, en los casos de documentos de sesión (CRP) o proyectos de informe de una reunión, la traducción debe ser inmediata, a menos que se indique otra cosa. Es posible que durante una reunión, cuando por el horario no se encuentre presente en la oficina de Nairobi ningún funcionario de Docs Control, algunos documentos se envíen para su traducción por correo electrónico en lugar de a través del iDCPMS. En esos casos, al dia siguiente el traductor o revisor recibirá un aviso para descargar el documento original por la vía oficial y deberá cargar su traducción por el mismo sistema. 

Tipos de contrato

La TES ofrece los siguientes tipos de contrato:

● Trabajos individuales

Se pagan por página y se calcula un promedio de 1650 palabras por día, según la dificultad del trabajo

● Contratos off-site

Por lo general son contratos mensuales, para las épocas de más volumen de trabajo de la Dependencia. Se pagan por mes de acuerdo a la categoría que corresponda al traductor o revisor

● Contratos stand-by

Para cubrir reuniones. Son contratos que pueden ser de uno o varios días, con horario fijo. Es preciso estar en comunicación permanente con la oficina de Nairobi o el coordinador en el continente americano. También en estos casos el cálculo es de aproximadamente 1650 palabras por día pero, por las exigencias del tipo de trabajo, muchas veces se supera con creces ese máximo. También es común que durante estos contratos haya que extender las horas normales de trabajo. Cuando el total de palabras traducidas supera lo establecido, el pago es acorde a la cantidad de palabras traducidas

Para el buen funcionamiento de la sección es fundamental atenerse a las instrucciones recibidas en cuanto a plazos, coordinación, uso de terminología y de tecnologías, etc. También es importante que los traductores que tienen el mismo trabajo se pongan de acuerdo para asegurar la uniformidad de la terminología y la presentación. En estos casos, se comunicará a cada traductor el nombre del colega que esté trabajando en el mismo trabajo.

También es importante para el traductor o revisor externo seguir las instrucciones de descarga de los documentos y carga de las traducciones al pie de la letra ya que, de lo contrario, tal vez se generen problemas con los pagos.

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