PRESTATIONS FOURNIES LORS DES MANIFESTATIONS
Chaque détail de votre manifestation compte. Qu’il s’agisse de la planification et de la conception, de la mise en place, du matériel, des services multilingues, de l’accueil, du cadre et des visuels, ou des documents de conférence, notre équipe est à votre disposition pour vous apporter un soutien de bout en bout.
PLANIFICATION ET COORDINATION
Que vous prévoyiez de tenir votre réunion à Nairobi ou ailleurs, notre équipe de planification est à votre disposition pour vous aider à en régler tous les détails avant et pendant son déroulement.
Nous assurons les prestations suivantes : évaluation des coûts par des experts ; gestion de la réservation et de la préparation des espaces et installation du matériel d’éclairage et audiovisuel requis ; fourniture d’assistance technique et de personnel de conférence ; et fourniture d’informations et d’adresses utiles pour l’hébergement, la restauration, le transport et la réservation d’autres services.
MISE EN PLACE GÉNÉRALE ET TECHNIQUE
Nous vous fournirons tout ce dont vous aurez besoin pour un déroulement sans faille de votre réunion, qu’il s’agisse d’équipements techniques de pointe, d’articles d’usage plus courant ou d’une quelconque demande particulière.
Nous vous aiderons à préparer votre espace de réunion, votre équipement et vos fournitures avant la manifestation et à les maintenir en bon état de fonctionnement sur toute la durée de celle-ci. Nous nous chargeons de l’aménagement, de la décoration et de la signalisation des salles de conférence ainsi que des espaces d’exposition et de réception, de l’installation du matériel informatique et audiovisuel, et du placement des documents, des plaques nominatives, d’articles de papeterie et de bouteilles d’eau sur les tables des participants. Et nous sommes à l’écoute de toute demande spéciale que vous pourriez avoir.
Interprétation
Une bonne communication est essentielle pour tout rassemblement. Notre équipe de 19 interprètes permanents vous donne la possibilité d’avoir des services d’interprétation simultanée (en temps réel) ou consécutive (prise de notes) dans les six langues officielles de l’Organisation des Nations Unies au cours de vos réunions tenues à Nairobi ou à tout autre endroit du monde.
Nous disposons également d’un pool de 106 interprètes indépendants hautement qualifiés vous garantissant une communication en tous points conforme aux normes de l’ONU lors de votre réunion.
TRADUCTION ET ÉDITION
Nous veillons à ce que les documents de votre réunion soient édités et traduits selon les normes les plus strictes dans les six langues officielles de l’ONU – anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe. Nos services peuvent vous aider à produire des textes clairs, édités et traduits professionnellement aux normes de l’ONU, pour vos documents d’avant-session, de session et d’après-session, ainsi que vos publications, supports de communication et matériels de promotion se rapportant ou non à une manifestation.
La Division a été l’une des premières du système des Nations Unies à introduire la traduction à distance via Internet pour les réunions organisées en dehors du siège.
RÉDACTION DE RAPPORTS ET TRAITEMENT DE TEXTE
Nous aidons les organismes intergouvernementaux, par l’intermédiaire de notre service de rédaction de rapports, à établir et mettre en page les comptes rendus de leurs réunions et à produire des rapports complets, rédigés et édités de manière professionnelle. La rédaction et l’édition de rapports peuvent être fournies pour divers types de réunions, tant à l’ONUN qu’ailleurs.
Nous proposons également des services de traitement de texte pour les rapports et les documents officiels de différents types de réunions.
CONCEPTION GRAPHIQUE
Qu’il s’agisse de documents de réunion, rapports et publications, de produits numériques tels que PDF interactifs, livres, bulletins d’information et prospectus électroniques, d’infographies, d’affiches, de banderoles, de toiles de fond, de signalisations ou d’articles de papeterie ornés d’un logo, nous créons des designs attrayants pour tous les besoins de nos clients en matière de documentation, de communication et de publication.
Nous concevons des produits pour des réunions et conférences, ainsi que des produits d’information et de communication qui ne sont pas spécifiquement liés à une manifestation.
IMPRESSION ET PRODUCTION
Notre imprimerie et notre service de distribution internes peuvent prendre en charge la copie, l’impression, la production et la distribution de documents et de matériels promotionnels pour les réunions et conférences, et de produits d’information et de communication qui ne sont pas spécifiquement liés à une manifestation.
Cela comprend des objets de grand format tels que banderoles rétractables, drapeaux gouttes, banderoles de façade, toiles de fond et décors d’intérieur et extérieur.
Nous offrons non seulement des services d’impression numérique ou offset, mais aussi de packaging et de découpage à l’emporte-pièce.
En 2008, notre imprimerie a été la première du système des Nations Unies et le deuxième service de l’ONU au monde à obtenir la certification ISO 14001 pour ses pratiques durables sur le plan environnemental.
ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL
Nous assurons la fourniture et l’installation de projecteurs et d’écrans pour les présentations, d’ordinateurs de bureau et portables, d’imprimantes, de microphones et systèmes de sonorisation et de matériel vidéo et d’éclairage, ainsi que leur supervision.
Toutes nos salles de conférence sont équipées de projecteurs et d’écrans ou de moniteurs grand format. Nous proposons un choix de microphones pour chaque type de manifestation : micros à main sans fil, micro-cravates ou micro-casques.
Les salles de conférence 1 à 4 sont équipées de pupitres délégués avec microphones, canaux audio dans plusieurs langues et dispositifs de vote intégrés.
PAPETERIE ET FOURNITURES
Nos services comprennent la fourniture de classeurs, blocs-notes, stylos et crayons, tableaux en papier, marqueurs, badges et porte-badges, et leur placement.
Rafraîchissements
Nous fournissons de l’eau en bouteille pendant toutes les réunions, ainsi que du café, du thé et des en-cas pendant les pauses des sessions.
Les plastiques à usage unique ne sont plus utilisés à l’ONUN. L’eau de boisson est fournie dans des bouteilles en verre ; à défaut, nous installons des distributeurs d’eau dans les salles de conférence. Nous encourageons les participants aux manifestations à se munir de bouteilles réutilisables. Dans certains cas, des gobelets durables sont fournis.
CONNEXION WI-FI
La connexion sans fil à Internet est possible dans toutes nos salles de réunion, ainsi que dans les environs du comptoir d’information, du hall d’inscription, de l’héliport et de l’aire centrale inférieure.
STREAMING EN DIRECT ET ENREGISTREMENTS
Même si certains de vos invités ne peuvent pas physiquement assister à votre manifestation, vous pouvez leur donner la possibilité d’en suivre le déroulement, grâce à notre service de streaming vidéo en direct sur la chaîne YouTube de l’ONUN. Ce service, que nous offrons dans les six langues officielles de l’ONU, est disponible à la demande pour les séances tenues dans les salles de conférence 1 à 4. Il convient de noter que la diffusion simultanée ne peut avoir lieu que pour deux séances à la fois.
Nous pouvons également, à la demande, produire des enregistrements sur CD et DVD des séances. Les enregistrements de séances peuvent être téléversés sur la WebTV de l’ONU sur demande spéciale.
PERSONNEL D’ASSISTANCE
Une fois que vous avez confirmé votre réservation d’espace et d’installations, nous affectons un personnel spécifique à votre réunion. Que celle-ci se tienne à Gigiri, ailleurs à Nairobi ou plus loin, notre équipe sera là pour vous fournir l’expertise et le soutien nécessaires dans différents domaines pour en assurer le succès,
Dans les cas où nous fournissons le matériel de sonorisation et d’autres équipements techniques, un de nos techniciens du son sera toujours à votre service. Des coordonnateurs de réunion, informaticiens, assistants documentalistes et divers autres membres du personnel sont disponibles sur demande pour vous aider à assurer une coordination et une facilitation sans faille de votre manifestation.